e-tissage

En ces temps d’infobésité, la difficulté n’est pas seulement les quantités phénoménales d’informations auxquelles nous avons accès: notes personnelles, emails, contacts, documents sur PC ou liens renvoyant à des documents en ligne… La difficulté pour gérer nos informations provient aussi de la multiplication des outils et donc des emplacements où peut se trouver l’information recherchée. Evernote est une application qui permet de regrouper en un seul emplacement, à la fois tous types de fichiers numériques (texte, image, son, viédo), mais aussi des liens vers le web et des notes. Grâce à sa présence sous forme d’application sur différents appareils (PC, smartphone, tablette – Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Windows Phone ), et aussi sur le web, par l’intermédiaire d’une interface synchronisée, le tout est aisément accessible depuis n’importe où.

« C’est un endroit où tu peux facilement déposer rapidement toutes tes infos. Du coup, quand tu cherches quelque chose, tu es sur de trouver là ! » C’est ainsi que de nombreux utilisateurs résument l’utilité d’Evernote. Tout ce que vous y déposez est en effet indexé automatiquement. Et quand je dis « tout », c’est  « tout » : le texte saisi dans les notes est évidement pris en compte, mais aussi le contenu des documents bureautiques (word, pdf, etc.) que vous pouvez attacher aux notes. Même les photos sont traitées par OCR, ce qui permet de les retrouver grâce aux mots que l’on peut y voir.

D’autres outils comme DropBox permettent d’accéder à ses fichiers électroniques depuis différents emplacements, la particularité d’Evernote est de ne pas organiser des fichiers, mais, comme son nom l’indique, de collecter et d’organiser des notes. Une note peut être constituée de simplement quelques mots, mais elle peut aussi être complétée de photos et de son. Il peut s’agir d’une url ou même d’une portion de page web capturée depuis votre navigateur préféré. Trois clics suffisent:

De cette façon, l’emplacement de vos informations n’est pas contraint par leur format: tapée au clavier, enregistrée avec un micro (depuis votre ordinateur ou votre smartphone), capturée au passage lors de vos navigations sur le world wide web ou emportée sous forme de photo lors de vos pérégrinations dans le vrai wild world, elles se retrouvent finalement toutes au même endroit! Pour s’organiser et retrouver ses billes, ça aide!

Les supports mobiles prennent tout leur sens grâce à ce genre d’application qui sont comme une sacoche dans laquelle vous transportez l’information d’un contexte d’utilisation à l’autre. Lors d’une balade en ville, un objet attire votre attention et vous souhaitez faire une recherche sur internet pour comparer les références et les prix ? Une photo de votre smartphone envoyée dans le même carnet vous le rappellera lorsque vous serez confortablement installé devant un ordinateur de bureau. Inversement, lorsque vous trouvez sur internet la référence d’un livre ou d’un autre objet que vous souhaitez voir en magasin, une capture grâce à l’add-on Evernote du navigateur (elle existe pour Chrome, Firefox, IE, Safary et sous forme de bookmarlet) et la note est prête pour votre prochaine virée en magasins!

Lors de la création d’une note, certaines informations sont enregistrées automatiquement, permettant ainsi de retrouver facilement la source: si une note provient d’une capture du web, l’url du site source lui est automatiquement associé.
Pour une note créée depuis un smartphone, la géolocalisation de l’emplacement peut lui être associé automatiquement. Une géolocalisation peut également être saisie manuellement.

Ne rien perdre par mégarde…

Combien d’idées sont perdues parce que notées à un endroit inaccessible ou introuvable lorsqu’on en a besoin ?

Avec ce service en ligne et un smartphone, qu’une idée vous viennent dans le métro, en réunion, lors d’un diner en ville ou à la sortie du cinéma, vous pouvez la capturer sans attendre, en créant une note dans le carnet input d’Evernoteemplacement où, par défaut,
les nouvelles notes sont enregistrées. Elle est ainsi en lieu sûr et peut ensuite être modifiée et complétée n’importe quand, dès que du temps se dégage et que vous vous trouvez dans l’environnement de travail adéquat pour l’élaborer.

… mais ne pas s’encombrer pour rien!

Le risque d’Evernote est ce que j’appellerai le syndrome de l’écureuil: dans le doute, je garde! Quitte à devoir farfouiller entre des capsules de bouteille et de vieux morceaux de plastique lorsque je cherche une noisette…
Lorsque les coûts de stockages sont très faibles, aussi bien pour l’espace disque (le compte Evernote gratuit permet de télécharger 60Mo par mois sur le service web) qu’en temps de traitement, (tout l’intérêt de l’application est qu’il très rapide d’enregistrer une information), la tentation est grande de tout conserver sans discernement. C’est parfois la solution la plus simple, et si bien des aspects imaginaires, émotionnels et affectifs peuvent nous pousser à vouloir conserver, il ne faut pas non plus oublier que la suppression, au même titre que les tris, regroupements, hiérarchisations et autres manipulations des informations participent des élaborations qui sont le fond de commerce du travailleur de l’information. Tout conserver, pourquoi pas, à condition de bien identifier les volumes courants des volumes d’archives. Les jours de nostalgies où vous voulez montrer à votre petit neveu, votre premier programme écrit en basic, sur un Mo5, avec – bien sûr! – des lignes numérotées à la main, ce n’est pas bien grave d’avoir à patauger un peu dans les capsules de bouteilles et les bouts de plastiques, mais le draft de la propale de M. ClientNumberOne ou celui de votre prochain spectacle et tous les éléments qui s’y rapportent doivent non seulement être à portée de main, mais aussi à portée de vue, et présentés d’une façon qui contribue à faire avancer votre projet.

Etant accessible partout, Evernote peut être utilisé comme une sorte d’extension numérique de mémoire pour cerveau. Particulièrement utile comme mémoire temporaire pour transférer les informations utiles d’un contexte d’utilisation à l’autre. Comme tout élément de mémoire, il participe aussi des processus cognitifs en jeu dans l’élaboration des idées et les prises de décisions.

Plusieurs stratégies d’utilisation émergent de discussions avec les utilisateurs. Elles s’articulent selon deux axes: selon que l’objectif est plutôt de stocker les informations sur le long terme ou de traiter un flux d’information et s’il s’agit de gérer ses propres informations ou de partager des informations.

L’avis e-tissage sur Evernote:

• Indexation automatique de TOUS les contenus,
• Affichage « aperçu d’extraits »: très utile pour avoir sous les yeux un nombre important de notes (comme avec une liste) et dans lequel chaque note est facilement identifiable visuellement à partir des première lignes de contenu et d’une miniature de l’image qu’elle contient. Pratique aussi bien pour trouver une note que pour les organiser ou élaborer une réflexion à partir d’informations réparties dans plusieurs notes.
• Accessibilité en mobilité (smartphone) et multiplateforme.
• Système étiquettes / carnets qui permet d’élaborer différentes stratégies de traitement et de recherche de l’information

• Pas de trace de la sélection capturée lors d’un prochain passage sur la page web capturée ( cf Diigo )
• Structuration de l’information en liste uniquement: pas de représentation visuelle des liens entre les notes ( cf The Brain )
• Editeur de texte limité: pas de surlignage du texte, les captures web génèrent parfois du texte avec une mise en forme difficile à modifier. (Les plus courageux peuvent utiliser l’éditeur ENML pour nettoyer le code ENMLEvernote Markup Language,
  inspiré de HTML..)

Application similaire:

• list.it est une extension pour le navigateur Firefox qui permet de collecter facilement des notes simples (texte sans mise en forme, une seule liste, pas de tag)

Et vous ? utilisez vous ce genre d’outil ? Quelle utilisation en faites vous ?